O que significa o termo: “dar parecer nas contas do Condomínio”, geralmente atribuída aos conselhos fiscais?
Quando os condôminos se candidatam a fazer parte do Conselho Fiscal, geralmente, não sabem exatamente o que os espera. O termo conselheiro faz parecer que a função é aconselhar, ou seja, dar palpites nas ações da Administração. Não é bem assim que funciona, e vamos explicar somente uma das funções do conselho em detalhes: a análise da Pasta de Prestação de Contas mensal, mas é importante que o Conselheiro tenha interesse em estudar e enteder sua real função.
É importante ter em mente que um Condomínio é uma pessoa jurídica, semelhante a empresas, ele tem que cumprir responsabilidades legais, contábeis e fiscais como toda empresa que possua um CNPJ registrado na Receita Federal do Brasil.
A pasta de prestação de contas deve conter toda a movimentação contábil com seus respectivos documentos comprobatórios e fiscais, como as notas fiscais de serviços e materiais.
O que o Conselheiro deve conferir então? Segue abaixo um Check list que pode te ajudar:
- Verificar o balancete contábil e comparar se todas as movimentações bancárias do extrato estão conciliadas;
- Comparar cada item do balancete e extrato com a sua respectiva documentação comprobatória;
- Avaliar evolução das contas, se os fundos foram transferidos e consumidos conforme aprovado nas assembleias;
- Identificar as notas fiscais, consultar os CNPJ’s, verificar CNAE e se todas as retenções foram lançadas;
- Conferir se prestadores são cadastrados como SIMEI, se sim, verificar se foram recolhidas a CPP para os casos específicos ver link https://www.portaltributario.com.br/tributario/mei-contratacao-pode-exigir-pagamento-de-cpp.htm;
- Conferir se os lançamentos estão de acordo com a previsão orçamentária;
- Verificar documentação das empresas, consultar regularidade nos orgãos e questionar a administradora quando necessário;
- Questionar os itens considerados incorformes para regularização ou justificativa.
Mas há também algumas dicas importantes do que NÃO fazer:
- Nunca compartilhe ou divulgue documentos que possuam dados sensíveis segundo a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), lembre-se que você também é um responsável pela documentação quando está em seu poder e poderá ser responsabilizado em casos de penalização judicial.
- Não assuma que algo está errado apenas porque você não concorda se não tem domínio do assunto. Conforme citado acima, o Condomínio é uma empresa e o CNPJ deve seguir Regras da Receita Federal, Secretarias Estaduais e Municipais. Sempre embase seu argumento ou apenas questione, afinal erros podem existir e devem ser corrigidos.
- Não questione valores sem observar todas as condições técnicas e comerciais. Antes de questionar o valor de um material ou serviço, pesquise se realmente há preços menores nas mesmas condições. Ex: um item no Mercado Livre pode ser mais barato porque o vendedor não vende e não emite nota fiscal para pessoas jurídicas (CNPJ), se o fornecedor do condomínio fez a entrega (frete), emitiu NF-e para o CNPJ do condomínio e emitiu cobrança via boleto para 30 dias ou às vezes até mais prazo de liquidação, talvez o custo não seja o mesmo que você compra para você. Por outro, valores exorbitantes, esses sim devem ser questionados e explicados.
Deixo aqui também uma reflexão:
Sempre que tiver interesse em ser um conselheiro participativo, ofereça ajuda, estude, pesquise e depois comente. Pense bem: apenas trazer perguntas, repassar perguntas de outros condôminos, comentar sem pesquisar, ler, entender está ajudando? Como você realmente pode ser participativo, melhorar seu condomínio, trazer benfeitorias, encontrar pontos de melhoria e sugerir soluções?
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